Shared Service adalah
konsolidasi atau sebuah business model yang memungkinkan sumber daya – sumber
daya atau resources yang ada untuk keseluruhan elemen yang ada di dalam
organisasi tersebut untuk level customer-service yang sudah ditentukan
sebelumnya. Shared Services adalah sebuah business unit yang terpisah yang
diciptakan dalam sebuah perusahaan, sebuah organisasi atau sebuah agen yang
bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan atau services kepada operating
business unit dan fungsi – fungsi korporasi di perusahaan atau organisasi
tersebut.
Selain itu, Shared
service bisa juga berarti penyediaan sebuah service atau pelayanan oleh satu
bagian dari sebuah organisasi atau grup di mana service tersebut sebelumnya
sudah ditemukan di dalam lebih dari satu bagian dari organisasi atau perusahaan
tersebut. Secara harafiahnya, shared service adalah sebuah service atau layanan
yang di-share atau dibagi pemakaian atau penggunaannnya oleh beberapa ataupun
semua bagian -bagian entitas di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Faktor pendanaan maupun
sumberdaya dari service dibagi dan department yang menyediakan pelayanan
tersebut secara efektif menjadi sebuah internal service provider atau sebuah
penyedia jasa layanan internal. Ide utama dari shared service adalah “sharing”
dalam sebuah organisasi atau group. Sharing ini secara fundamental dibutuhkan
untuk memasukkan shared accountability atau akuntabilitas pembagian dari hasil
oleh unit di mana pekerjaan yang dibagikan tersebut diboyong oleh sang
provider. Di sisi sebaliknya, sang provider perlu untuk memastikan bahwa hasil
yang sudah disetujui bersama tersebut disampaikan berdasarkan standard tertentu
yang sudah ditetapkan (KPIs, cost, kualitas, dll). Shared Services juga bisa
diterapkan dalam hubungan antar dua buah organisasi yang berbeda maupun lebih,
untuk bagian yang berbeda dari kedua organisasi tersebut.
Contoh
kasus The New York Times,
sebuah research and development group yang dipekerjakan oleh surat kabar The
New York Times, mengembangkan sebuah sistem shared service di antara dua lusin
produsen surat kabar, sebuah stasiun radio dan lebih dari 50 unit websites.
Fungsi utama dari shared services yang dikembangkan oleh sang research and
development group ini untuk The New York Times adalah untuk menambahkan dan
mendukung inovasi yang ada di dalam business unit tersebut.
Upaya yang dilakukan The
New York Times memfokuskan pengembangan inovasi teknologi informasi melalui
upaya pengumpulan inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
Ada beberapa keuntungan
atau advantages yang didapat oleh The New York Times dalam menerapkan shared
services di dalam business units network-nya adalah:
1.
Cost-efficiency or Economies of Scale –
Dengan menerapkan sistem shared services ini pastinya akan lebih hemat secara
cost untuk pihak The New York Times.
2.
Jika ada satu inovasi positif yang ingin
diterapkan oleh pihak The New York Times akan bisa langsung disampaikan dan
diterima oleh semua business units yang terhubungkan secara sistem shared
services oleh pihak The New York Times tersebut.
3.
Adanya sebuah proses yang sudah
terstandardisasikan untuk keseluruhan business units yang tergabung dalam
network The New York Times.
4.
Common Technology Platform –
Dimungkinkannya transformasi yang terkoordinasi antara front, middle dan
back-offices yang tergabung dalam network shared services tersebut.
5.
Semua Operating units bebas untuk focus
kepada proses operasional mereka dan external customers mereka. Jika sewaktu
-waktu ada masalah mereka bisa kembali kepada Shared Services untuk support.
6.
Decision Support – Data yang dianalisa dan
disampaikan adalah data yang sudah reliable dan sudah siap untuk dieksekusi.
7.
Flexibility – Shared Services bisa
disumberkan melalui berbagai multiple delivery channels dan berbagai lokasi
geographis.
8.
Scalability – Shared Services delivery
model bisa diukur untuk akuisi dari segi dan aspek geographis dan expansi
service scope dengan biaya tambahan yang relatif rendah.
9.
Diperoleh berbagai inisiatif yang beragam.
Ini dimungkinkan karena adanya berbagai pihak yang terlibat dalam upaya inovasi
teknologi informasi.
10.
Adanya support bagi inovasi dalam unit
bisnis melalui kerjasama dengan pihak lain yang lebih kompeten dibidang
masing-masing, sehingga akan tercapai inovasi yang unggul. Hal ini sejalan
dengan pendapat O’Brien (2005) yang menyatakan bahwa salah satu strategi dasar
penggunaan teknologi informasi dalam bisnis adalah strategi persekutuan, dimana
perusahaan membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan konsultan, dan
perusahaan-perusahaan lainnya. Langkah ini dilakukan melalui kerjasama dengan
perusahaan di bidang IT (Adobe developers, Times Widgets), perusahaan jasa
hiburan (Netflix).
11.
Semenjak mulai berinovasi, The New York
Times tidak memerlukan modal investasi yang terlalu besar. Menurut O’Brien
(2005) salah satu strategi dasar penggunaan teknologi informasi dalam bisnis
adalah strategi kepemimpinan dalam biaya, dimana perusahaan berusaha memangkas
biaya-biaya dalam proses bisnis. The New York Times mampu meningkatkan pendapatan
sekaligus memangkas biaya, melakukan efisiensi melalui perbaikan proses
(process development) dan otomatisasi. Upaya ini dilakukan melalui penggunaan
software untuk rapid development berupa penggunaan aplikasi pengembangan cepat
(rapid application), yaitu software metode pengembangan yang digunakan untuk
perencanaan singkat sebelum membentuk prototipe rapid.
Pertumbuhan penggunaan
shared services dalam kehidupan berbisnis secara terus menerus dihubungkan
dengan restrukturisasi bisnis dalam skala yang lebih besar dan juga terus
tumbuh seiring dengan pertumbuhan entitas bisnis secara keseluruhan di dunia
ini dan juga kegunaannya untuk membentuk sebuah platform atau landasan yang
kokoh untuk pertumbuhan global yang bertumbuh secara cepat. Secara umum, faktor
pendorong yang kuat untuk mengimplementasikan shared services sering sekali
berhubungan dengan costs, kualitas, speed, dependablity, dan flexibility.
Beberapa keterbatasan
atau disadvantages yang didapat oleh The New York Times dalam menerapkan shared
services di dalam business units network-nya adalah:
1.
Resistence to Change – Perubahan
management yang efektif harus menjadi sebuah komponen dari implementasi shared
services tersebut, tanpa memandang bulu sumbernya.
2.
Legacy Systems – Walaupun selalu tidak menjadi
mungkin, shared services dan interogasi sistem adalah bagian dari proyek
transformasi yang bisa menghasilkan hasil yang sukses. Keterbatasan dari legacy
bisa membuat hasil yang diinginkan tidak optimal.
3.
Leadership – Ada saat – saat yang sulit, di
mana semua orang harus mempunyai pandangan yang sama bilamana ada kebijakan
yang ingin diterapkan
4.
Shared Service Team – Perilaku dan
Kemampuan yang telah ditentukan oleh sebuah team yang service-oriented
diprioritaska untuk memungkinkan dan memampukan teknologi untuk
mengoptimalisasi proses yang bisa jadi tidak eksis dalam organisasi hari ini.
Pastikan dalam menentukan orang yang tepat sebelum kita memulainya.
5.
Perusahaan yang sehat dan berkembang perlu
menyisihkan 90-95% dari dana inovasinya untuk inovasi sesuai inti bisnisnya dan
5-10% untuk model bisnis baru. Artinya perlu ada kepastian dana yang tidak
sedikit dalam upaya inovasi ini. Hal ini bertolak belakang dengan upaya The New
York Times yang justru melakukan efisiensi biaya.
6.
Keterbukaan The New York Times untuk
menjalin kerjasama dengan pihak luar yang memiliki beragam inisiatif berbeda
membuka peluang pada terbukanya “informasi berharga” kepada pihak luar yang
mungkin tidak menguntungkan bagi The New York Times.
7.
Industri surat kabar menghadapi
permasalahan yang komplek, oleh karena itu memerlukan kesabaran untuk
mengembangkan model bisnis yang baru dan memastikan budget keuangan perusahaan
selalu tersedia.
Secara umum, kelemahan
dari shared services adalah proses yang dihasilkan secara keseleruhan akan
dibuatnya lebih panjang dan lebih kompleks. Suatu sistem yang mampu menampung
dan menyebarkan kembali ide-ide dari masing-masing individu maupun tim
perusahaan memerlukan infrastruktur teknologi informasi yang lebih baik dan
akan membutuhkan dana yang tidak sedikit.
sumber
Komentar
Posting Komentar